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Selbstmanagement

im Home-Office

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Navigation durch die Untiefen von Prokrastination, Produktivität und Freizeit

Die ersten Tage im Home-Office kann es schwerfallen, motiviert und fokussiert zu bleiben, und auch das Zeitmanagement stellt viele Home-Office-Neulinge vor Probleme. Der Tagesablauf im Büro wurde nicht nur durch die zu erledigenden Arbeiten bestimmt, sondern auch das soziale Gefüge gab Struktur. Im Home-Office ist man in seiner Tagesgestaltung viel freier: Es gibt keinen sozialen Druck, zu einer bestimmten Zeit am Schreibtisch zu sitzen oder eben nicht. Diese Freiheit hat viele Vorteile, kann aber auch zum Nachteil werden, wenn es nicht gelingt, sich selbst zu motivieren oder im richtigen Moment abzuschalten.

Während der eine permanent versucht ist, den Großteil des Tages vor dem Fernseher zu verbringen, arbeitet der andere bis weit in die Nacht hinein. Beides ist schlecht für das Unternehmen und den Betroffenen, aber auch seine Familie. Erschwerend hinzukommt, dass der Umstieg aktuell von vielen nicht freiwillig vollzogen wird, der innere Antrieb, von zu Hause aus zu arbeiten, ist also nicht bei jedem gleichermaßen gegeben. Diese Gemengelage macht es nicht leichter, in dieser neuen Situation die richtige Balance zu finden.  Die folgenden können helfen, die gefährlichsten Klippen zu umschiffen, und nicht in den ersten Tagen schon Schiffbruch zu erleiden:

Grundregeln für produktives Arbeiten zu hause

Egal, ob der Umzug ins Heimbüro freiwillig oder coronabedingt erfolgt, um Stress, Probleme mit dem Chef und Spannungen in der Familie zu vermeiden, sollte man für ich selbst ein paar Grundregeln definieren.

Stellen Sie einen Zeitplan auf: 

Nicht nur der Fernseher kann im Home-Office zum Verhängnis werden, auch die Wäsche und der Hausputz können von der Arbeit ablenken. Deshalb ist es wichtig, einen detaillierten und klaren Zeitplan aufzustellen, der nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch Pausen und Freizeit enthält. Dieser Zeitplan sollte in Abstimmung mit allen Familienmitgliedern und Mitbewohnern aufgestellt werden. So kann auch geklärt werden, wer welchen Raum wann benötigt.

Definieren Sie klare Ziele: 

Der Zeitplan hilft dabei, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, Zielsetzungen legen fest, wann welches Ziel erreicht werden muss.

Um sich bei der Festlegung der Ziele nicht zu verzetteln, kann die SMART-Methode helfen, nach der Sie sich Ihre persönlichen Ziele für den Tag, die Woche oder den Monat setzen:

S

wie Spezifisch:

Ziele sollten so konkret wie möglich formuliert werden. Je klarer das Ziel definiert ist, desto klarer ist auch das Ende der Aufgabe.

M

wie Messbar:

Um die Zielerreichung bewerten zu können, müssen quantitative und qualitative Messgrößen bestimmt werden, die am Ende einen Abgleich von SOLL und IST ermöglichen.

A

wie Attraktiv:

Ziele müssen so gesetzt werden, dass die Sinnhaftigkeit der Arbeit stets sichtbar bleibt.

R

wie Realistisch:

Ziele müssen innerhalb der vorgegebenen Zeit mit den zur Verfügung stehenden Mitteln erfüllt werden können. Nichts ist frustrierender als konstante Zielverfehlung.

T

wie Terminiert:

Der zeitliche Rahmen muss sowohl klar definiert als auch verbindlich sein. Nur so lassen sich Endlos-Ziele vermeiden, die nie erreicht werden.

Kleiden Sie sich, als würden Sie ins Büro gehen: 

Im Home-Office neigen viele dazu, es sich etwas zu gemütlich zu machen. Zu Hause stört es schließlich keinen, ob man im Dreiteiler oder im Schlafanzug arbeitet. Oder?

Tatsächlich macht es für den Heimarbeiter und die Heimarbeiterin selbst einen großen Unterschied. Damit sich die Arbeit auch wie Arbeit anfühlt, sollte man gewisse Verhaltensregeln befolgen. Sich morgens für die Arbeit fertigzumachen und am Abend die Jogginghose anzuziehen erleichtert den Übergang zwischen Arbeit und Freizeit. Außerdem ist ordentliche Kleidung ein guter Anfang, um peinliche Situationen im Videocall zu verhindern.

Sprechen Sie mit Ihren Kollegen: 

Auch im Team müssen Absprachen getroffen werden, nur so ist ein flüssiger Arbeitsablauf möglich. Besonders wichtig ist auch hier ein gemeinsamer Zeitplan. Kernzeiten, in denen jeder online ist, erleichtern die Kommunikation, schaffen Verbindlichkeit und regeln außerdem, ab wann Feierabend ist und jeder offline gehen kann, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben. Ein kurzes „Guten Morgen“ im Gruppenchat hilft auch dabei, ein Gefühl von Normalität zu vermitteln und stärkt den Zusammenhalt.

In einem Remote-Team sollte niemand Angst vor „Über-Kommunikation“ haben. Bei der Zusammenarbeit ohne physischen Kontakt ist die ständige Kommunikation wichtiger denn je. Kollegen sollten sich regelmäßig über den Stand ihrer Arbeit austauschen – das gilt auch für Leute, die sich sonst weniger an Unterhaltungen beteiligen.

Machen Sie Pausen: 

Auch zu Hause gehören Pausen zum Arbeitsalltag. Nur gibt es hier keine Kollegen, mit denen man Essen oder Kaffeetrinken gehen kann. Kleine Pausen sind aber wichtig, das Gehirn muss sich zwischendurch ausruhen. Experten raten dazu, alle 90 Minuten eine kurze Pause einzulegen. Wer dazu neigt, in der Arbeit zu versinken und Zeit und Raum zu vergessen, kann sich am Rechner oder am Smartphone einen Timer stellen.

Die Pause sollte dann auch wirklich eine Pause sein und nicht vor dem Bildschirm stattfinden. Zum Essen kann man beispielsweise in einen anderen Raum gehen, ein kleiner Spaziergang oder ein kurzes Workout helfen dabei, den Kopf freizukriegen. Manchmal ist es auch okay, einfach nur ein bisschen Musik zu hören und zu entspannen.

Untermotivation und prokrastination

Prokrastination ist eigentlich eine pathologische Form des Aufschiebens, bei der Aufgaben immer so lange verschoben werden, bis sie gar nicht mehr erledigt werden können. Umgangssprachlich wird der Begriff aber oft synonym mit „Trödelei“ verwendet.

Beim plötzlichen Wechsel ins Heimbüro wird so mancher mit „Aufschieberitis“ zu kämpfen haben. Zwar gibt es pathologische Formen dieses Verhaltens, in der Regel muss man sich aber noch keine Sorgen machen, wenn es zu Beginn nicht ganz rund läuft. Zu Hause ist es einfach leichter, sich mit anderen Tätigkeiten von der eigentlichen Arbeit abzulenken.

Wer feststellt, dass er zum Aufschieben neigt, kann bereits mit einfachen Maßnahmen seinen Fokus wieder auf die wirklich relevanten Themen lenken.

 

Betreiben Sie Selbstreflektion. 

Jeder hat mal einen schlechten Tag, an dem man nicht alles schafft, was man sich vorgenommen hat. Wichtig ist hier, ehrlich mit sich selbst zu sein und das eigene Verhalten kritisch zu prüfen. Wer feststellt, dass er bereits seit mehreren Tagen nicht die gewohnte Leistung erbringt, muss herausfinden, was der Grund für diese Verhaltensänderung ist.

Oft können hinter bedenklichen Entwicklungen banale Gründe stehen. Bewegungsmangel und schlechte Ernährung lassen uns schneller träge werden als uns lieb ist. Trotz Home-Office und Ausgangsbeschränkung wieder etwas häufiger Sport zu treiben, ist also vielleicht schon die Lösung des Problems.

Wichtig: Wenn es einmal nicht so gut läuft, ist das noch lange kein Grund, sich unnötig unter Druck zu setzen. Durchhänger sind ganz normal, gerade in stressigen, ungewohnten Situationen. Schlechte Tage sollte man als Möglichkeit zur Verbesserung begreifen und aus ihnen lernen. Daher nicht ignorieren, sondern hinterfragen, warum ein bestimmter Tag nicht so abgelaufen ist, wie ursprünglich geplant. Das hilft für die Zukunft.

 

Entfernen Sie Ablenkungen. 

Hier gilt: aus den Augen, aus dem Sinn. Der Arbeitsplatz sollte so ablenkungsfrei wie möglich sein. Bis auf die benötigten Arbeitsgeräten und einem Foto der Liebsten sollte der Schreibtisch leer sein.

Wenn das Problem die Verlockungen des World Wide Webs sind, können spezielle Tools helfen, die den Zugang zu sozialen Netzwerken und bestimmten Webseiten für eine bestimmte Zeit sperren. Eine kurze Google-Suche liefert eine Fülle von Tools.

 

Machen Sie Ihre Erfolge sichtbar. 

Wenn die Motivation schwindet, kann es hilfreich sein, Fortschritte zu visualisieren. Punkte auf der To-Do-List können abgehakt werden, ganz klassisch mit Zettel und Stift oder mit einem Programm wie Microsoft To Do oder Evernote. Auch Projektmanagement-Anwendungen können dabei helfen, das tägliche Fortkommen sichtbar zu machen.

 

Belohnen Sie sich selbst. 

Auch kleine Erfolge dürfen gefeiert werden! Das erreichte Halbtagesziel kann beispielsweise mit einem Stück Schokolade belohnt werden, das Wochenziel mit einer Bestellung beim Lieblingsitaliener. So bleibt die Motivation erhalten und am Ende eines harten Arbeitstages steht etwas, worauf man sich freuen kann.

 

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe: 

Aufschieber“ arbeiten oft an vielen Projekten gleichzeitig – und verlieren den Überblick. Multitasking ist also nicht unbedingt für jeden erstrebenswert. Ganz im Gegenteil: Man sollte sich auf eine Aufgabe konzentrieren, bis sie abgeschlossen ist und sich erst dann dem nächsten Projekt zuwenden. Das gilt nicht nur für job-relevante Aufgaben: Auch Staubsaugen und mit den Kollegen chatten sollten klar getrennt sein.

 

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